Retningslinjer

Retningslinjer for arbejdet i foreningen

Aktiviteterne
Der udarbejdes aktivitetskalender for et helt kalenderår.

Kalenderen lægges hurtigst muligt ud på hjemmesiden.

Tilblivelsen af kalenderen sker således:

  • Et udvalg fra bestyrelsen sætter sig sammen og udarbejder aktivitetskalenderen med basis i bl.a. de forslag og ønsker, der måtte være indkommet fra medlemmer/tovholdere. Der tages hensyn til andre aktiviteter i nærområdet og de arrangementer, der ønskes afholdt i samarbejde med Lyndby By- og Bådelaug. Der sættes en eller flere tovholdere på de enkelte aktiviteter.
  • Invitation til de enkelte arrangementer sendes som mail til medlemmerne ca. 4 uger før afholdelse og lægges på hjemmesiden. Det tilstræbes altid at overholde de tider og datoer, der fremgår af kalenderen. Uventede faktorer som f.eks. afbud fra en foredragsholder eller ændringer i det aftalte med destinationen, kan dog nødvendiggøre ændringer eller aflysninger. Ligeledes kan svigtende deltagelse i et arrangement medføre aflysning, såfremt økonomien ikke mere hænger sammen.

 Medlemmer og tovholdere
Det er medlemmerne, der giver liv til foreningen ved at komme med ideer og initiativer til arrangementer indenfor de rammer, som formålsparagraffen definerer og bestyrelsen skitserer.

Ethvert medlem kan melde sig som tovholder på et eller flere arrangementer. Enten ved blot at meddele bestyrelsen, at man ønsker at være tovholder eller ved at melde ind som tovholder på et konkret arrangement i foreningens regi.

Som rettesnor for et arrangement ligger der på hjemmesiden en tovholderguide.

  • ønsker et medlem at samle interesserede til en aktivitet, der ikke ligger på årets kalender, kan TAG MED PÅ TUR anvendes.

Her har et medlem mulighed for at samle interesserede medlemmer til her og nu arrangementer inden for foreningens formål. Her optræder LKF blot som formidler mellem medlemmer og deltager ikke aktivt på arrangementet. Guide til Tag med på Tur ligger på hjemmesiden.

 Bestyrelsen
Bestyrelsens opgaver er

  1. Administration af foreningens medlemsregister og økonomi. Bestyrelsen fører regnskab over foreningens indtægter og udgifter og aflægger årsregnskab på generalforsamlingen. Foreningens regnskab skal afspejle økonomien i de enkelte arrangementer. Bestyrelsen søger at hverve nye medlemmer og at skaffe sponsorindtægter i det omfang, det skønnes nødvendigt.
  2. Kommunikation med medlemmer og andre via foreningens hjemmeside, e-mail og post samt pressemeddelelser til lokalpressen.
  3. Kommunikation med myndigheder, grundejerforeninger, Lyndby By- og Bådelaug m.m. om forhold vedrørende foreningen
  4. Samarbejde med Lyndby By- og Bådelaug omkring fælles aktiviteter.
  5. Assistance til tovholderarrangementer.

Hjemmeside og medlemsmails
Ud over egne arrangementer udsender Lyndby Kulturforening på opfordring mails til medlemmer, når der er tale om orientering omkring arrangementer, som afholdes af Lyndby By- og Bådelaug, Lyndbykoret og øvrige foreninger i Lyndby lokalområde. Det er en forudsætning, at der fremsendes materiale, der kan overføres direkte til en mail eller medsendes som vedhæftet fil.

På hjemmesiden opslås på opfordring arrangementer, som afholdes i Lejre Kommune, såfremt de er indenfor Lyndby Kulturforenings formål og afholdes af en ikke-kommerciel forening som f.eks. humanitære foreninger. Det er en forudsætning, at der fremsendes materiale, der kan lægges direkte på hjemmesiden.

Deltagelse i arrangementer
Generelt afholdes arrangementer for medlemmer af Lyndby Kulturforening, men større arrangementer og arrangementer i samarbejde med Lyndby By- og Bådelaug vil være åbne for medlemmer af begge foreninger eller for alle.

Er man forhindret i at komme til et arrangement, man har tilmeldt og betalt til, vil det som hovedregel ikke være muligt at få pengene tilbage, hvis afbud sker efter sidste tilmeldingsfrist. Arrangementet er balanceret efter de indkomne tilmeldinger og omkostninger til fortæring, lokaler etc. kan ikke ændres efter sidste tilmeldingsdato.

Generelle regler
Intet medlem kan, uden forudgående aftale med bestyrelsen, disponere over foreningens midler eller lave bindende aftaler i foreningens navn.

Fordrer et tiltag betaling af udgifter, inden afholdelsen af projektet/arrangementet, har bestyrelsen mulighed for at lægge ud i en periode. Det påhviler dog arrangørerne af et arrangement, at sikre foreningens midler bedst muligt. Endvidere kan bestyrelsen kræve, at der bliver mulighed for forhåndstilmelding, så den økonomiske risiko kan vurderes i god tid og arrangementet evt. aflyses.

Giver et arrangement overskud, tilfalder dette kulturforeningen. Det vil sige, at ingen medlemsgrupper kan oparbejde reserver til egne formål.

Afholdes udstillinger, hvor udøvende kunstnere kan sælge værker, tilfalder 10% af salgssummen kulturforeningen. Udstillere, der ikke er medlemmer af kulturforeningen erlægger 15%.

Af praktiske f.eks. forsikringsmæssige hensyn er det altid bestyrelsen, der står for leje af lokaler eller transportmidler. Omkostningen skal indføjes i budgettet, og forslag til lokaliteter og transport må gerne fremgå af handlingsplanen.

Godkendt med indføjede rettelser på bestyrelsesmøde 2.12.2013

Redigeret af bestyrelsen op til generalforsamlingen 8. marts 2018 og udsendt med indkaldelse.