Tovholderguide

TOVHOLDERGUIDE

tovholderI gang i god tid

I princippet kan tovholderne gå i gang med deres arrangementer i samme øjeblik aktivitetskalenderen er endelig godkendt. Det er i hvert fald vigtigt at få alle aftaler med 3. mand på plads og styr på økonomien.

Al planlægning skal være på plads og budgettet godkendt af bestyrelsen senest 8 uger før arrangementets afholdelse.

Planlægning af arrangementer, der gennemføres sammen med Lyndby By- og  Bådelaug, vil i de enkelte tilfælde blive taget op, idet budgetlægning og en mængde detaljer vil ligge i bestyrelserne eller i det fælles udvalg, der bliver nedsat.

Deltagere

Tag stilling til, hvem der kan deltage i arrangementet. Er det  udelukkende for medlemmer eller kan alle deltage. Byder destinationen på fysiske udfordringer for f.eks. gangbesværede.

Prisen

Dan jer et overblik over omkostningerne og beslut så, om det skal være et gratis arrangement eller om der skal være betaling.

Hænger den pris du kommer frem til sammen med arrangementets art – vil folk være villige til at betale det nødvendige, og hvor mange skal melde til, før det løber rundt.

Fastsæt en deadline for tilmelding, der gør det muligt at afbestille evt. 3. mand inden for vedkommendes tidsrammer. Dette vil sikre, at vi ikke kommer til at betale vederlag for ikke afholdte arrangementer.

Budget

Husk at få alle omkostninger med i budgettet. Lys og servietter koster også penge, og måske er der en foredragsholder eller lign., der skal have en blomst eller en flaske for sin ulejlighed.

Overvej også, om evt. omkostninger til indkøb kan spares ved f.eks. at låne sig frem eller undersøge, om foreningen er lagerførende.

Har I problemer med at udarbejde et budget, så tag fat i et bestyrelsesmedlem, der kan assistere.

Et arrangement kan ikke godkendes eller gennemføres, såfremt budgettet mangler.

Mandskab

Hvad kræves der af mandskab før under og efter arrangementet. Kan tovholder/e selv skaffe det nødvendige mandskab eller ønskes bestyrelsen assistance.

Er der tale om f.eks. en markedsdag, vil det være nødvendigt at tage kontakt til udstillere/sælgere i rigtig god tid, for at komme i land med et godt arrangement. Og husk, at der skal ryddes op efterfølgende.

Foreningen udsender mail med opfordring til at stille op, men initiativet kommer fra tovholderne.

Udsendelse af invitation

Ca. 4 uger før arrangementet finder sted, skal der udsendes invitation til medlemmerne pr. mail.

Invitationen lægges også på foreningens hjemmeside.

Tovholderne er meget velkomne til selv at udarbejde invitationen. Ønskes assistance meddeles det til bestyrelsen i god tid.

De nødvendige fakta fremsendes pr. mail til bestyrelsen senest en uge før invitationen skal udsendes.

Husk altid: Tid og sted, god beskrivelse af arrangementets art, hvem der kan deltage, hvordan man deltager, mødested etc., deadlines for tilmelding og evt. indbetaling af penge. 

Pressemeddelelse

Ønskes der udsendt pressemeddelelse gælder de samme fakta som for invitationen, dog skal der også helst følge et billede med.

En pressemeddelelse vil typisk blive udsendt til områdets lokale aviser samt til Dagbladets lokalredaktion.

Det er også muligt at få udsendt en pressemeddelelse efter et vel overstået arrangement. Det kræver fremsendelse til bestyrelsen af fakta, gerne med lidt begejstring og et par fotos.

Kontaktperson

Husk at give kontaktperson for arrangementet til bestyrelsen.

Tidslinje

Arrangementets afholdelse

Budget godkendt af bestyrelsen                                    8 uger før

Fremsendelse af fakta til Invitation                               5 uger før

Udsendelse af invitation                                                4 uger før

Deadline for tilmelding                                                 Aftales/afhængig af leverandør/sted m.v.

Godkendt med indføjede rettelser på bestyrelsesmøde 2.12.2013